Nasz szablon planowania nieobecności w Excelu to darmowe i bardzo przydatne narzędzie do rozpoczęcia śledzenia nieobecności oraz wszelkiego rodzaju urlopów — idealne dla mniejszych zespołów.

Szablon jest bardzo elastyczny i pozwala rejestrować nieograniczoną liczbę nieobecności zarówno w dniach, jak i w godzinach. Obsługuje nieograniczoną liczbę typów nieobecności oraz ich rejestrowanie w dowolnych ułamkach. Umożliwia także oddzielne śledzenie czasu odliczanego i nieodliczanego, zapewniając jednocześnie miesięczne i roczne zestawienia dla każdego pracownika i każdego typu nieobecności.

Przejdź bezpośrednio do pobrania arkusza

Poniżej wyjaśniamy, jak korzystać z szablonu i przedstawiamy dostępne opcje personalizacji.

Jeśli chcesz zaoszczędzić czas na zarządzaniu nieobecnościami, możesz rozważyć naszą chmurową aplikację do śledzenia urlopów.

Nasz system usprawnia cały proces — umożliwia pracownikom składanie wniosków urlopowych oraz przeglądanie nadchodzących nieobecności w zespole, co znacząco zwiększa efektywność, ogranicza zaangażowanie menedżerów i eliminuje konflikty w harmonogramach zespołów.

Menedżerowie otrzymują powiadomienia i mogą zatwierdzać wnioski urlopowe za pośrednictwem naszej aplikacji webowej lub mobilnej. Wypróbuj już dziś dzięki bezpłatnemu 10-dniowemu okresowi próbnemu!

A teraz wróćmy do szablonu Excel — oto wszystko, co musisz wiedzieć…

Podstawy śledzenia nieobecności w arkuszu Excel

• Zawsze wprowadzaj nazwiska pracowników w komórkach z nazwami w pierwszym arkuszu — w pozostałych arkuszach pojawią się one automatycznie.

Miesięczne sumy dla każdego pracownika są wyświetlane na końcu każdego wiersza, natomiast sumy roczne znajdują się w osobnej zakładce o nazwie „Totals”.

Szablon może się nieznacznie różnić w zależności od wybranej opcji „Rejestrowanie nieobecności w” w ustawieniach personalizacji.

Rejestrowanie nieobecności w dniach

Nieobecności rejestruje się poprzez wpisanie odpowiedniego kodu w komórce danego dnia. Na przykład, aby zarejestrować zwolnienie chorobowe, wpisz „S” w komórce.

Obok miesiąca kalendarzowego znajduje się legenda zawierająca wszystkie typy nieobecności i odpowiadające im kody.

Nieobecności nieodliczane można zarejestrować, ustawiając wartość odliczenia na 0 (zero).
Kolumna z sumami nieobecności będzie zawierać łączną liczbę wszystkich odliczanych nieobecności w danym okresie — nieodliczane są domyślnie wykluczone z tej wartości, ale można przeglądać sumy według typów nieobecności.

Rejestrowanie nieobecności w godzinach

Wprowadź liczbę godzin nieobecności w komórce odpowiadającej dniowi nieobecności.

Personalizacja typów nieobecności/urlopów

Przy korzystaniu z opcji „Rejestrowanie nieobecności w dniach” przypisujemy kilka domyślnych typów urlopów. Wszystkie można dostosować na stronie pobierania. Domyślne typy obejmują:

• Urlop
• Pół dnia (rano)
• Pół dnia (po południu)
• Wakacje
• Ćwierć dnia
• Zwolnienie chorobowe
• Praca zdalna
• i inne
• Pół dnia można rejestrować za pomocą kodów HA i HP (liczone jako 0,5 w sumach).

Dodatkowe typy urlopów można dostosować w sekcji zaawansowanej obszaru pobierania.

Zakładka „Totals”

Jeśli nieobecności są rejestrowane w dniach, ostatnia zakładka szablonu wyświetla łączną liczbę nieobecności każdego pracownika wraz z podziałem na typy nieobecności.

Pole „Absence count” pokazuje całkowitą liczbę nieobecności, przy czym pół dnia liczone jest jako 0,5. Jest to suma kolumny „Absences this month” ze wszystkich miesięcy.

Opcje personalizacji

Nasz szablon został zaprojektowany tak, aby odpowiadał potrzebom większości zespołów przy ustawieniach domyślnych, ale dostępnych jest wiele opcji personalizacji.

Niestandardowa data rozpoczęcia

Możesz wybrać dowolną datę rozpoczęcia śledzenia urlopów. Domyślny szablon obejmuje pełny rok od wybranej daty początkowej.

Na przykład, jeśli rok urlopowy pokrywa się z rokiem finansowym (od marca do kwietnia), wystarczy wybrać marzec jako miesiąc początkowy.

Pracownicy

Możesz określić dowolną liczbę pracowników — 10, 50, 100 itd. W arkuszu kalkulacyjnym nazwiska pracowników są automatycznie pobierane z pierwszego miesiąca (pierwszej zakładki), więc wystarczy wprowadzić je tam, aby pojawiły się we wszystkich pozostałych miejscach.

Dni robocze

Dni wolne od pracy są wyświetlane w szablonie jako ciemnoszare komórki. Służą wyłącznie jako wizualna wskazówka i nie wpływają na obliczanie sum nieobecności.

Rok

Możesz zdefiniować rok początkowy planera urlopów. Ponieważ szablon jest generowany dynamicznie, obsługuje dowolny rok, w tym 2024, 2025 i kolejne.

Liczba miesięcy (wieloletni)

Ile miesięcy chcesz śledzić? Domyślnie szablon obejmuje 12 miesięcy (1 rok). Możesz go rozszerzyć, aby utworzyć kalendarz wieloletni, wybierając 24 miesiące (2 lata) lub więcej.

Rejestrowanie nieobecności w dniach/godzinach

Ta opcja znacząco zmienia układ szablonu.

W przypadku rejestrowania nieobecności w godzinach wystarczy wprowadzić liczbę godzin w komórce, a sumy zostaną obliczone na ich podstawie. Ta opcja nie obejmuje kategorii typów urlopów, jak w szablonie „dni”.

Rejestrowanie nieobecności w dniach pozwala określić typ nieobecności poprzez wpisanie litery w komórce zamiast liczby. Opcja ta obsługuje również nieobecności półdniowe i ćwierćdniowe (lub dowolne inne ułamki) oraz zawiera zestawienie nieobecności według typu urlopu w zakładkach miesięcznych i w zakładce z sumami.