Onze Excel-verlofplanner-template is een gratis en zeer handige tool om afwezigheden en allerlei soorten verlof te gaan bijhouden — perfect geschikt voor kleinere teams.

Onze template is zeer aanpasbaar en maakt het mogelijk om onbeperkt afwezigheden te registreren, zowel in dagen als in uren. Het ondersteunt onbeperkte soorten afwezigheid en tracking in elke gewenste fractie. Het kan ook aftrekbare en niet-aftrekbare tijd afzonderlijk bijhouden en biedt maandelijkse en jaarlijkse overzichten per medewerker en per afwezigheid.

Ga direct naar het spreadsheet om te downloaden

Hieronder leggen we uit hoe je de template gebruikt en welke aanpassingsmogelijkheden er zijn.

Als je tijd wilt besparen op afwezigheidsbeheer, kun je in plaats daarvan onze cloudgebaseerde oplossing voor verlofregistratie overwegen.

Ons systeem stroomlijnt het volledige proces; medewerkers kunnen verlof aanvragen en het geplande verlof van hun team bekijken — dit zorgt voor een enorme efficiëntiewinst, minder betrokkenheid van managers en voorkomt planningsconflicten binnen teams.

Managers ontvangen meldingen en kunnen verlofaanvragen goedkeuren via onze web- of mobiele app. Probeer het vandaag nog met een gratis proefperiode van 10 dagen!

En nu terug naar de Excel-template — dit is alles wat je moet weten…

Basisprincipes van afwezigheidstracking in Excel

• Je moet altijd de namen van medewerkers invoeren in de naamcellen op het eerste werkblad — de namen op de andere bladen verschijnen daar automatisch vandaan.

Maandtotalen per medewerker worden aan het einde van elke rij weergegeven, terwijl jaartotalen te vinden zijn op een apart tabblad genaamd “Totals”.

De template kan enigszins variëren afhankelijk van de gekozen optie ‘Afwezigheden bijhouden in’ binnen de aanpassingen.

Afwezigheden bijhouden in dagen

Afwezigheden worden geregistreerd door de juiste code in te voeren in de cel van de betreffende dag. Bijvoorbeeld: om ziekteverlof te registreren, voer je “S” in de cel in.

Een legenda met alle afwezigheidstypen en bijbehorende codes wordt naast de kalendermaand weergegeven.

Niet-aftrekbaar verlof kan worden geregistreerd door de aftrek op 0 (nul) te zetten.
De kolom met afwezigheidstotalen bevat een optelsom van alle aftrekbare afwezigheden in die periode — niet-aftrekbare afwezigheden worden standaard niet meegenomen in dit cijfer, maar je kunt totalen per afwezigheidstype bekijken.

Afwezigheden bijhouden in uren

Voer het aantal uren afwezigheid in in de cel die hoort bij de dag van afwezigheid.

Afwezigheids-/verloftypen aanpassen

We stellen enkele standaard verloftypen in bij gebruik van de optie ‘Afwezigheden bijhouden in dagen’. Deze kunnen allemaal worden aangepast op de downloadpagina. De standaardopties zijn:

• Feestdag
• Halve dag (ochtend)
• Halve dag (middag)
• Vakantie
• Kwart dag
• Ziekteverlof
• Thuiswerken
• en meer
• Halve dagen kunnen worden geregistreerd met de codes HA en HP (deze tellen als 0,5 in de totalen).

Je kunt extra verloftypen aanpassen in het geavanceerde gedeelte van het downloadgedeelte.

Het tabblad Totalen

Wanneer afwezigheden in dagen worden bijgehouden, toont het laatste tabblad van de template de totale afwezigheden per medewerker, inclusief een uitsplitsing per afwezigheidstype.

Het veld ‘Aantal afwezigheden’ toont het totale aantal afwezigheden, waarbij halve dagen als 0,5 worden geteld. Dit is de som van de kolom ‘Afwezigheden deze maand’ over alle maanden.

Aanpassingsmogelijkheden

Onze template is ontworpen om met de standaardinstellingen voor de meeste teams te werken, maar er zijn verschillende opties om deze aan te passen.

Aangepaste startdatum

Je kunt elke gewenste startdatum kiezen voor je verloftracker. De standaardtemplate bestrijkt een volledig jaar vanaf de gekozen startdatum.

Als je verlofjaar bijvoorbeeld het boekjaar volgt (maart tot april), selecteer je eenvoudig maart als startmaand.

Medewerkers

Je kunt elk gewenst aantal medewerkers opgeven, of dat nu 10, 50 of 100 zijn. In het spreadsheet worden de namen automatisch opgehaald uit de eerste maand (eerste tabblad), dus je hoeft ze alleen daar in te voeren om ze overal terug te zien.

Werkdagen

Niet-werkdagen worden in de template weergegeven als donkergrijze cellen. Deze dienen alleen als visuele referentie en hebben geen invloed op de berekening van afwezigheidstotalen.

Jaar

Je kunt het startjaar voor je verlofplanner instellen. Omdat de template dynamisch wordt gegenereerd, ondersteunt deze elk jaar, inclusief 2024, 2025 en verder.

Aantal maanden (meerdere jaren)

Hoeveel maanden wil je bijhouden? Standaard bestrijkt de template 12 maanden (1 jaar). Je kunt dit uitbreiden naar een meerjarenkalender door 24 maanden (2 jaar) of meer te selecteren.

Afwezigheden bijhouden in dagen/uren

Deze optie verandert de lay-out van de template aanzienlijk.

Wanneer afwezigheden in uren worden bijgehouden, voer je simpelweg het aantal uren in een cel in en worden de totalen op basis daarvan berekend. Deze optie bevat geen categorieën voor verloftypen zoals in de ‘dagen’-template.

Bij het bijhouden van afwezigheden in dagen kun je het type afwezigheid specificeren door een letter in de cel in te voeren in plaats van een getal. Deze optie ondersteunt ook halve dagen en kwartdagen (of elke gewenste fractie) en bevat een uitsplitsing van afwezigheden per verloftype op de maandtabbladen en het tabblad totalen.