Il nostro modello Excel per la pianificazione delle ferie è uno strumento gratuito e estremamente efficace per iniziare a monitorare assenze e ogni tipo di congedo: è perfettamente adatto ai team più piccoli.

Il nostro modello è altamente personalizzabile e consente di monitorare un numero illimitato di assenze, sia in giorni che in ore. Supporta tipi di assenza illimitati e il monitoraggio in qualsiasi frazione desiderata. Può inoltre tracciare separatamente il tempo deducibile e non deducibile, fornendo riepiloghi mensili e annuali per dipendente e per tipo di assenza.

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Di seguito spiegheremo come utilizzare il modello ed esploreremo le sue opzioni di personalizzazione.

Se desideri risparmiare tempo nella gestione delle assenze, potresti considerare invece la nostra soluzione cloud per il monitoraggio delle ferie.

Il nostro sistema semplifica l’intero processo, consentendo ai dipendenti di richiedere ferie e visualizzare quelle imminenti per il proprio team: offre un enorme aumento dell’efficienza, con minore coinvolgimento dei manager, ed elimina i conflitti di pianificazione all’interno dei team.

I manager ricevono notifiche e possono approvare le richieste di ferie tramite la nostra app web o mobile. Provalo con una prova gratuita di 10 giorni oggi stesso!

E ora torniamo al modello Excel — ecco tutto ciò che devi sapere…

Nozioni di base sul monitoraggio delle assenze nel foglio Excel

• Dovresti sempre inserire i nomi dei dipendenti nelle celle dedicate del primo foglio di lavoro: i nomi sugli altri fogli verranno automaticamente riportati da lì.

I totali mensili per ciascun dipendente sono mostrati alla fine di ogni riga, mentre i totali annuali si trovano in una scheda separata chiamata “Totals”.

Il modello può variare leggermente a seconda dell’opzione “Track absences in” selezionata nelle personalizzazioni.

Monitoraggio delle assenze in giorni

Le assenze vengono registrate inserendo il codice appropriato nella cella del giorno. Ad esempio, per registrare un congedo per malattia, inserisci “S” nella cella.

Una legenda che mostra tutti i tipi di assenza e i relativi codici è comodamente fornita accanto al mese del calendario.

I congedi non deducibili possono essere registrati impostando la deduzione a 0 (zero). La colonna dei totali delle assenze conterrà la somma di tutte le assenze deducibili effettuate in quel periodo: quelle non deducibili saranno escluse da questa cifra per impostazione predefinita, tuttavia è possibile visualizzare i totali per tipo di assenza.

Monitoraggio delle assenze in ore

Inserisci il numero di ore di assenza nella cella relativa al giorno dell’assenza.

Personalizzazione dei tipi di assenza/congedo

Assegniamo alcuni tipi di congedo predefiniti quando si utilizza l’opzione “Track absences in Days”. Tutti possono essere personalizzati nella pagina di download. I valori predefiniti includono:

• Holiday
• Half Day (AM)
• Half Day (PM)
• Vacation
• Quarter day
• Sick Leave
• Work from home
• e altri
• Le mezze giornate possono essere registrate utilizzando i codici HA e HP (conteggiate come 0,5 nei totali).

Puoi personalizzare ulteriori tipi di congedo nella sezione avanzata dell’area di download.

La scheda Totals

Se stai monitorando le assenze in giorni, l’ultima scheda del modello mostra il totale delle assenze per ciascun dipendente, insieme a una suddivisione per tipo di assenza.

Il campo “Absence count” mostra il numero totale di assenze, contando le mezze giornate come 0,5. È la somma della colonna “Absences this month” su tutti i mesi.

Opzioni di personalizzazione

Il nostro modello è progettato per adattarsi alla maggior parte dei team con le impostazioni predefinite, ma sono disponibili diverse opzioni di personalizzazione.

Data di inizio personalizzata

Puoi scegliere qualsiasi data di inizio per il tuo tracker delle ferie. Il modello predefinito copre un anno intero dalla data di inizio selezionata.

Ad esempio, se l’anno di ferie segue l’anno fiscale (da marzo ad aprile), seleziona semplicemente marzo come mese iniziale.

Dipendenti

Puoi specificare qualsiasi numero di dipendenti, che siano 10, 50 o 100 ecc. Nel foglio di calcolo i nomi dei dipendenti vengono recuperati automaticamente dal primo mese (prima scheda), quindi devi inserirli solo lì per farli apparire ovunque.

Giorni lavorativi

I giorni non lavorativi sono visualizzati come celle grigio scuro nel modello. Servono solo come riferimento visivo e non influenzano il calcolo dei totali delle assenze.

Anno

Puoi definire l’anno di inizio per il tuo pianificatore delle ferie. Poiché il modello viene generato dinamicamente, supporta qualsiasi anno, inclusi 2024, 2025 e oltre.

Numero di mesi (multi-anno)

Quanti mesi vuoi monitorare? Per impostazione predefinita, il modello copre 12 mesi (1 anno). Puoi estenderlo per creare un calendario pluriennale selezionando 24 mesi (2 anni) o più.

Monitoraggio delle assenze in giorni/ore

Questa opzione modifica in modo significativo il layout del modello.

Quando si monitorano le assenze in ore, è sufficiente inserire il numero di ore in una cella e i totali verranno calcolati in base a tali ore. Questa opzione non include categorie di tipo di congedo come nel modello “days”.

Il monitoraggio delle assenze in giorni consente di specificare il tipo di assenza inserendo una lettera nella cella, anziché un numero. Questa opzione supporta anche assenze di mezza giornata e di un quarto di giornata (o qualsiasi frazione desiderata) e include una suddivisione delle assenze per tipo di congedo nelle schede mensili e nella scheda dei totali.