Notre modèle de planning des absences sur Excel est un outil gratuit et extrêmement pratique pour commencer à suivre les absences et tous types de congés — il est parfaitement adapté aux petites équipes.

Notre modèle est hautement personnalisable et permet de suivre un nombre illimité d’absences, en jours comme en heures. Il prend en charge un nombre illimité de types d’absence et le suivi selon toutes les fractions souhaitées. Il permet également de distinguer le temps déductible et non déductible, tout en fournissant des récapitulatifs mensuels et annuels par employé et par type d’absence.

Accéder directement au téléchargement du tableur

Ci-dessous, nous expliquons comment utiliser le modèle et explorons ses options de personnalisation.

Si vous cherchez à gagner du temps dans la gestion des absences, vous pouvez envisager notre solution de suivi des congés basée sur le cloud.

Notre système simplifie l’ensemble du processus : il permet aux employés de demander des congés et de consulter les absences à venir au sein de leur équipe — offrant un gain d’efficacité important, avec moins d’intervention des managers, et éliminant les conflits de planification dans les équipes.

Les managers reçoivent des notifications et peuvent approuver les demandes de congé via notre application web ou mobile. Essayez-le dès aujourd’hui avec un essai gratuit de 10 jours !

Et maintenant, revenons au modèle Excel — voici tout ce que vous devez savoir…

Les bases du suivi des absences dans la feuille Excel

• Vous devez toujours saisir les noms des employés dans les cellules de noms de la première feuille — les noms apparaîtront automatiquement dans les autres feuilles.

Les totaux mensuels pour chaque employé sont affichés à la fin de chaque ligne, tandis que les totaux annuels se trouvent dans un onglet séparé appelé « Totals ».

Le modèle peut varier légèrement selon l’option « Suivre les absences en » sélectionnée dans les paramètres de personnalisation.

Suivi des absences en jours

Les absences sont enregistrées en saisissant le code approprié dans la cellule correspondant au jour. Par exemple, pour enregistrer un congé maladie, saisissez « S » dans la cellule.

Une légende affichant tous les types d’absence et leurs codes correspondants est fournie à côté du mois du calendrier.

Les congés non déductibles peuvent être enregistrés en définissant la déduction à 0 (zéro).
La colonne des totaux d’absences contiendra la somme de toutes les absences déductibles prises sur la période — les absences non déductibles en sont exclues par défaut, mais vous pouvez consulter les totaux par type d’absence.

Suivi des absences en heures

Saisissez le nombre d’heures d’absence dans la cellule correspondant au jour de l’absence.

Personnalisation des types d’absence/congé

Certains types de congé sont définis par défaut lorsque vous utilisez l’option « Suivre les absences en jours ». Tous peuvent être personnalisés sur la page de téléchargement. Les valeurs par défaut incluent :

• Congés
• Demi-journée (matin)
• Demi-journée (après-midi)
• Vacances
• Quart de journée
• Congé maladie
• Télétravail
• et plus
• Les demi-journées peuvent être enregistrées à l’aide des codes HA et HP (elles comptent pour 0,5 dans les totaux).

Vous pouvez personnaliser des types de congé supplémentaires dans la section avancée de la zone de téléchargement.

Onglet des totaux

Si vous suivez les absences en jours, le dernier onglet du modèle affiche le total des absences pour chaque employé, ainsi qu’un détail par type d’absence.

Le champ « Absence count » indique le nombre total d’absences, en comptant les demi-journées comme 0,5. Il correspond à la somme de la colonne « Absences this month » sur l’ensemble des mois.

Options de personnalisation

Notre modèle est conçu pour convenir à la plupart des équipes avec ses paramètres par défaut, mais plusieurs options de personnalisation sont disponibles.

Date de début personnalisée

Vous pouvez choisir n’importe quelle date de début pour votre suivi des congés. Le modèle par défaut couvre une année complète à partir de la date de début sélectionnée.

Par exemple, si votre année de congés suit l’année fiscale (de mars à avril), il suffit de sélectionner mars comme mois de départ.

Employés

Vous pouvez spécifier n’importe quel nombre d’employés — que vous en ayez 10, 50 ou 100, etc. Dans la feuille de calcul, les noms des employés sont automatiquement récupérés à partir du premier mois (premier onglet), vous n’avez donc besoin de les saisir qu’à cet endroit.

Jours ouvrés

Les jours non ouvrés sont affichés sous forme de cellules gris foncé dans le modèle. Ils servent uniquement de repère visuel et n’affectent pas le calcul des totaux d’absences.

Année

Vous pouvez définir l’année de départ de votre planning de congés. Comme le modèle est généré dynamiquement, il prend en charge n’importe quelle année, y compris 2024, 2025 et au-delà.

Nombre de mois (multi-années)

Combien de mois souhaitez-vous suivre ? Par défaut, le modèle couvre 12 mois (1 an). Vous pouvez l’étendre pour créer un calendrier multi-années en sélectionnant 24 mois (2 ans) ou plus.

Suivre les absences en jours/heures

Cette option modifie considérablement la mise en page du modèle.

Lorsque les absences sont suivies en heures, vous saisissez simplement le nombre d’heures dans une cellule et les totaux sont calculés en fonction de ces heures. Cette option n’inclut pas de catégories de types de congé comme le modèle « jours ».

Le suivi des absences en jours permet de préciser le type d’absence en saisissant une lettre dans la cellule, plutôt qu’un nombre. Cette option prend également en charge les demi-journées et les quarts de journée (ou toute fraction souhaitée) et inclut un détail des absences par type de congé dans les onglets mensuels ainsi que dans l’onglet des totaux.