Nuestra plantilla de planificación de ausencias en Excel es una herramienta gratuita y muy completa para empezar a registrar ausencias y todo tipo de permisos; es perfecta para equipos pequeños.

Nuestra plantilla es muy personalizable y permite registrar ausencias ilimitadas tanto en días como en horas. Admite tipos de ausencia ilimitados y el seguimiento en cualquier fracción que desees. También puede registrar por separado el tiempo deducible y no deducible, ofreciendo además desgloses mensuales y anuales por empleado y por tipo de ausencia.

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A continuación, explicaremos cómo usar la plantilla y exploraremos sus opciones de personalización.

Si buscas ahorrar tiempo en la gestión de ausencias, quizá quieras considerar en su lugar nuestra solución de seguimiento de permisos basada en la nube.

Nuestro sistema agiliza todo el proceso, permitiendo a los empleados solicitar permisos y ver las ausencias próximas de su equipo; ofrece un gran aumento de eficiencia, con menor intervención de los responsables, y elimina conflictos de planificación dentro de los equipos.

Los responsables reciben notificaciones y pueden aprobar solicitudes de permiso a través de nuestra aplicación web o móvil. ¡Pruébalo hoy con una prueba gratuita de 10 días!

Y ahora, volvamos a la plantilla de Excel: aquí tienes todo lo que necesitas saber…

Conceptos básicos del seguimiento de ausencias en la hoja de Excel

• Debes introducir siempre los nombres de los empleados en las celdas de nombres de la primera hoja; los nombres en las demás hojas aparecerán automáticamente desde ahí.

Los totales mensuales de cada empleado se muestran al final de cada fila, mientras que los totales anuales se encuentran en una pestaña aparte llamada “Totales”.

La plantilla puede variar ligeramente según la opción “Registrar ausencias en” seleccionada en la personalización.

Registro de ausencias en días

Las ausencias se registran introduciendo el código correspondiente en la celda del día. Por ejemplo, para registrar una baja por enfermedad, introduce “S” en la celda.

Se proporciona una leyenda con todos los tipos de ausencia y sus códigos correspondientes junto al mes del calendario.

El permiso no deducible puede registrarse estableciendo la deducción en 0 (cero).
La columna de totales de ausencias contendrá la suma de todas las ausencias deducibles tomadas en ese periodo; las no deducibles se excluirán por defecto de esta cifra, aunque podrás ver los totales por tipo de ausencia.

Registro de ausencias en horas

Introduce el número de horas de ausencia en la celda correspondiente al día de la ausencia.

Personalización de los tipos de ausencia/permisos

Asignamos algunos tipos de permiso predeterminados al utilizar la opción “Registrar ausencias en días”. Todos pueden personalizarse en la página de descarga. Los valores predeterminados incluyen:

• Vacaciones
• Medio día (AM)
• Medio día (PM)
• Descanso/vacación
• Cuarto de día
• Baja por enfermedad
• Trabajo desde casa
• y más
• Los medios días pueden registrarse usando los códigos HA y HP (se contabilizan como 0,5 en los totales).

Puedes personalizar tipos de permiso adicionales en la sección avanzada del área de descarga.

Pestaña de totales

Si registras ausencias en días, la última pestaña de la plantilla muestra el total de ausencias de cada empleado, junto con un desglose por tipo de ausencia.

El campo “Recuento de ausencias” muestra el número total de ausencias, contando los medios días como 0,5. Es la suma de la columna “Ausencias de este mes” a lo largo de todos los meses.

Opciones de personalización

Nuestra plantilla está diseñada para adaptarse a la mayoría de los equipos con su configuración predeterminada, pero hay varias opciones de personalización disponibles.

Fecha de inicio personalizada

Puedes elegir cualquier fecha de inicio para tu registro de permisos. La plantilla predeterminada cubre un año completo desde la fecha de inicio seleccionada.

Por ejemplo, si tu año de permisos sigue el año fiscal (de marzo a abril), simplemente selecciona marzo como mes inicial.

Empleados

Puedes especificar cualquier número de empleados, ya sean 10, 50 o 100, etc. En la hoja de cálculo, los nombres de los empleados se obtienen automáticamente del primer mes (primera pestaña), por lo que solo necesitas introducirlos ahí para que aparezcan en el resto.

Días laborables

Los días no laborables se muestran como celdas gris oscuro en la plantilla. Son solo una referencia visual y no afectan al cálculo de los totales de ausencias.

Año

Puedes definir el año inicial de tu planificador de permisos. Dado que la plantilla se genera dinámicamente, admite cualquier año, incluidos 2024, 2025 y posteriores.

Número de meses (multianual)

¿Cuántos meses quieres registrar? Por defecto, la plantilla cubre 12 meses (1 año). Puedes ampliarla para crear un calendario multianual seleccionando 24 meses (2 años) o más.

Registrar ausencias en días/horas

Esta opción modifica significativamente el diseño de la plantilla.

Al registrar ausencias en horas, simplemente introduces el número de horas en una celda y los totales se calculan en función de esas horas. Esta opción no incluye categorías de tipo de permiso como la plantilla de “días”.

Registrar ausencias en días permite especificar el tipo de ausencia introduciendo una letra en la celda en lugar de un número. Esta opción también admite ausencias de medio día y de cuarto de día (o cualquier fracción que desees), e incluye un desglose de ausencias por tipo de permiso en las pestañas mensuales y en la pestaña de totales.