Unsere Excel-Urlaubsplaner-Vorlage ist ein kostenloses und äußerst nützliches Tool, um Abwesenheiten und alle Arten von Urlaub zu erfassen – ideal für kleinere Teams.

Unsere Vorlage ist sehr flexibel anpassbar und ermöglicht es, unbegrenzt Abwesenheiten entweder in Tagen oder in Stunden zu erfassen. Sie unterstützt unbegrenzt viele Abwesenheitstypen sowie die Erfassung in beliebigen Bruchteilen. Außerdem kann sie abzugsfähige und nicht abzugsfähige Zeiten getrennt verfolgen und bietet monatliche sowie jährliche Auswertungen pro Mitarbeiter und pro Abwesenheitsart.

Direkt zum Download der Tabelle

Im Folgenden erklären wir, wie du die Vorlage verwendest und welche Anpassungsmöglichkeiten es gibt.

Wenn du Zeit bei der Verwaltung von Abwesenheiten sparen möchtest, solltest du stattdessen unsere cloudbasierte Lösung zur Urlaubsverwaltung in Betracht ziehen.

Unser System vereinfacht den gesamten Prozess: Mitarbeitende können Urlaub beantragen und anstehende Abwesenheiten im Team einsehen – das sorgt für deutlich mehr Effizienz, weniger Aufwand für Führungskräfte und verhindert Planungskonflikte innerhalb von Teams.

Führungskräfte erhalten Benachrichtigungen und können Urlaubsanträge über unsere Web- oder Mobile-App genehmigen. Teste es noch heute mit einer kostenlosen 10-Tage-Testversion!

Und nun zurück zur Excel-Vorlage – hier ist alles, was du wissen musst …

Grundlagen zur Abwesenheitserfassung in der Excel-Tabelle

• Trage die Namen der Mitarbeitenden immer in die Namensfelder im ersten Tabellenblatt ein – die Namen erscheinen in den anderen Blättern automatisch.

Die monatlichen Gesamtwerte pro Mitarbeiter werden am Ende jeder Zeile angezeigt, während die jährlichen Gesamtwerte in einem separaten Tab mit dem Namen „Totals“ zu finden sind.

Die Vorlage kann sich je nach ausgewählter Option „Abwesenheiten erfassen in“ in den Einstellungen leicht unterscheiden.

Abwesenheiten in Tagen erfassen

Abwesenheiten werden erfasst, indem der entsprechende Code in die Zelle des jeweiligen Tages eingetragen wird. Um beispielsweise Krankheitstage zu erfassen, gib „S“ in die Zelle ein.

Eine Legende mit allen Abwesenheitstypen und den zugehörigen Codes wird neben dem Kalendermonat angezeigt.

Nicht abzugsfähiger Urlaub kann registriert werden, indem der Abzug auf 0 (Null) gesetzt wird.
Die Spalte mit den Abwesenheitssummen enthält die Summe aller abzugsfähigen Abwesenheiten in diesem Zeitraum – nicht abzugsfähige Zeiten werden standardmäßig nicht berücksichtigt, können aber nach Abwesenheitstyp eingesehen werden.

Abwesenheiten in Stunden erfassen

Gib die Anzahl der Abwesenheitsstunden in die Zelle des entsprechenden Tages ein.

Anpassung der Abwesenheits-/Urlaubstypen

Bei Verwendung der Option „Abwesenheiten in Tagen erfassen“ werden einige Standard-Urlaubstypen voreingestellt. Diese können auf der Download-Seite angepasst werden. Zu den Standardwerten gehören:

• Urlaub
• Halber Tag (Vormittag)
• Halber Tag (Nachmittag)
• Ferien
• Vierteltag
• Krankheit
• Homeoffice
• und mehr
• Halbe Tage können mit den Codes HA und HP erfasst werden (sie zählen als 0,5 in den Summen).

Weitere Urlaubstypen können im erweiterten Bereich des Download-Bereichs angepasst werden.

Der „Totals“-Tab

Wenn Abwesenheiten in Tagen erfasst werden, zeigt das letzte Tabellenblatt die gesamten Abwesenheiten pro Mitarbeiter sowie eine Aufschlüsselung nach Abwesenheitstyp.

Das Feld „Absence count“ zeigt die Gesamtzahl der Abwesenheiten, wobei halbe Tage als 0,5 gezählt werden. Es entspricht der Summe der Spalte „Absences this month“ über alle Monate hinweg.

Anpassungsoptionen

Unsere Vorlage ist mit ihren Standardeinstellungen für die meisten Teams geeignet, bietet jedoch mehrere Anpassungsmöglichkeiten.

Individuelles Startdatum

Du kannst ein beliebiges Startdatum für deinen Urlaubsplaner festlegen. Die Standardvorlage deckt ein vollständiges Jahr ab dem gewählten Startdatum ab.

Wenn dein Urlaubsjahr beispielsweise dem Geschäftsjahr folgt (März bis April), wähle einfach März als Startmonat.

Mitarbeitende

Du kannst beliebig viele Mitarbeitende angeben – ob 10, 50 oder 100 usw. In der Tabelle werden die Namen automatisch aus dem ersten Monat (erstes Tabellenblatt) übernommen, sodass sie nur dort eingetragen werden müssen.

Arbeitstage

Nicht-Arbeitstage werden in der Vorlage als dunkelgraue Zellen dargestellt. Sie dienen nur zur visuellen Orientierung und beeinflussen nicht die Berechnung der Abwesenheitssummen.

Jahr

Du kannst das Startjahr für deinen Urlaubsplaner festlegen. Da die Vorlage dynamisch generiert wird, unterstützt sie jedes Jahr, einschließlich 2024, 2025 und darüber hinaus.

Anzahl der Monate (mehrjährig)

Wie viele Monate möchtest du erfassen? Standardmäßig deckt die Vorlage 12 Monate (1 Jahr) ab. Du kannst sie erweitern und einen mehrjährigen Kalender erstellen, indem du 24 Monate (2 Jahre) oder mehr auswählst.

Abwesenheiten in Tagen/Stunden erfassen

Diese Option verändert das Layout der Vorlage erheblich.

Wenn Abwesenheiten in Stunden erfasst werden, gibst du einfach die Anzahl der Stunden in eine Zelle ein, und die Summen werden auf Basis dieser Stunden berechnet. Diese Option enthält keine Kategorien für Urlaubstypen wie die „Tage“-Vorlage.

Beim Erfassen von Abwesenheiten in Tagen wird der Abwesenheitstyp durch Eingabe eines Buchstabens in die Zelle festgelegt, statt einer Zahl. Diese Option unterstützt außerdem halbe Tage und Vierteltage (oder beliebige Bruchteile) und enthält eine Aufschlüsselung der Abwesenheiten nach Urlaubstyp in den Monats-Tabs sowie im „Totals“-Tab.